3A-LINK

Z początkiem 2007 roku firma 3A-LINK s.c. podjęła decyzję o konieczności zmiany oprogramowania klasy CRM. Wykorzystywany do tej pory autorski system nie spełniał już wszystkich stawianych przed nim wymagań. Kluczową decyzją było czy zdecydować się na gotowe rozwiązanie, czy też zlecić wykonanie oprogramowania "szytego na miarę". Wybór padł na rozwiązanie ITCube CRM, który już w swej podstawowej wersji, w dużej mierze, spełniał oczekiwania Klienta.

Profil klienta

Firma 3A-LINK s.c. posiada bardzo duże doświadczenie w kompleksowej obsłudze tłumaczeń dla największych firm i instytucji. Wymienić tutaj należy takie firmy jak: Comarch, Budimex, TVN, Międzynarodowy Fundusz Walutowy, czy Deloitte. Dzięki wieloletniej tradycji i ciągłemu doskonaleniu swoich działań, odnosi duże sukcesy na rynku. Firma 3A-LINK s.c. dysponuje wiedzą i doświadczeniem ponad 3000 tłumaczy, dlatego zawsze jest w stanie dobrać odpowiednich specjalistów do każdego rodzaju zlecenia. Obsługuje tłumaczenia w ponad 50 językach. Dynamiczny rozwój firmy doprowadził do przejęcia kilku firm, dzięki czemu mógł znacznie poszerzyć zakres swojej oferty.

Historia wdrożenia

Cały proces wdrożenia rozpoczął się od szczegółowej analizy przedwdrożeniowej. Przede wszystkim należało upewnić się czy system ITCube CRM spełni stawiane przed nim wymagania. W trakcie rozmów okazało się, iż system w dużej mierze spełnia wymagania firmy 3A-LINK s.c.. Tak więc dalsze prace skoncentrowane były na omówieniu dodatkowych raportów oraz modyfikacji istniejących. Podczas analizy okazało się również, iż konieczne będzie przygotowanie szeregu wydruków niezbędnych w codziennej pracy biura.

W momencie gdy zakończyła się analiza wdrożeniowa, firma 3A-LINK s.c. poznała dokładną konfigurację systemu, jaką będzie musiała zakupić. Określono także jakie będą koszty związane z pracami wdrożeniowymi oraz z dopisaniem dodatkowej funkcjonalności.

W momencie przystąpienia do fazy właściwego wdrożenia, prace rozpoczęły się od instalacji oprogramowania oraz przeniesienia danych ze starego systemu CRM. Następnie przystąpiono do konfigurowania oprogramowania. Prace te przebiegły bardzo sprawnie, ponieważ praktycznie wszystko zostało uzgodnione podczas analizy wdrożeniowej. Tak więc wprowadzono wszystkie wartości słowników, zdefiniowano pola dodatkowe oraz skonfigurowano formularze opisane w procedurach ISO firmy 3A-LINK s.c.. Etap ten zakończył się szkoleniem dla pracowników z podstaw systemu ITCube CRM.

Równocześnie gdy pracownicy zaczynali korzystać z systemu ITCube trwało już dopisywanie dodatkowej funkcjonalności. W momencie gdy te prace zostały zakończone, przeszliśmy do kolejnego etapu - instalacji nowej wersji oprogramowania oraz szkoleń z zaawansowanej funkcjonalności. Po tym etapie firma 3A-LINK s.c. w pełni rozpoczęła korzystanie z systemu ITCube CRM.

Kolejny etap wdrożenia to włączenie do systemu oddziałów firmy 3A-LINK s.c. oraz firm zależnych. Tutaj szczególną uwagę należało zwrócić na prawa dostępu, tak aby osoby z zewnątrz miały dostęp tylko do "swoich" kontrahentów. Natomiast kierownictwo firmy 3A-LINK s.c. oczywiście miało dostęp do wszystkich danych oraz analiz.

Jakie korzyści wynikły z wdrożenia ITCube CRM?

Mimo początkowych trudności podczas wprowadzania nowego systemu, wynikających z dotychczasowych przyzwyczajeń, udało się całe przedsięwzięcie zakończyć sukcesem. Efekty widać w każdym dniu pracy - co ważne poprawił się dostęp do informacji potrzebnych w danej chwili pracownikom a kadra zarządzająca posiada narzędzia do analizowania bieżących procesów firmy, badania skuteczności akcji marketingowych czy nadzorowania pracowników. Bez wątpienia poprawiła się wydajność pracowników, dzięki łatwemu dostępowi do wszystkich informacji, zautomatyzowaniu procesu tworzenia ofert i płynnego przejścia do tworzenia zamówień.

"System ITCube znacznie usprawnił nam pracę. Dzięki niemu możemy teraz obsługiwać więcej zleceń równocześnie a ja zawsze mam pełną kontrolę nad projektami realizowanymi przez pracowników." - nie kryje radości pan Tadeusz Królczyk - Dyrektor Generalny 3A-LINK s.c..

Całość przedsięwzięcia zamknęła się w ciągu trzech miesięcy. Aktualnie firma 3A-LINK s.c. wykorzystuje system ITCube CRM w następującej konfiguracji: CRM, MAIL, FAKS, PROJEKTY, RAPORTY, SMS, CTI oraz FORMULARZE.